管理任务,情绪管理:不要惊慌!

数字分心的层次:卓越的顶端,通过informationisbeautiful.net实现的金字塔信息图过于精确

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生产力和任务管理似乎是严格的实际问题,但事实上,他们很情绪化。这就是大卫艾伦在第一章中所描述的。完成任务,当他谈到通过心如水.

在我看来,调入并认识到你自己的感受(尤其是希望,羞耻,救济,而恐惧)则是弄清该怎么做的关键第一步,完成任务,放手不管。这就是我今天一直在做的。这里有一点背景,关于这个主题的一些想法和教训…

在过去的八个月里,我的生活发生了几次重大变化:我结束了我的婚姻(最好的条件)。卖掉我的房子,移动到新的状态,消除了我的债务,停止做一些我已经长大的项目,开始了一些有趣的新项目,和一个完全不相容的伴侣有过短暂的痛苦关系,开始了一段有意义的亲密关系,和一个很棒的朋友,把我的财产缩小到一个房间再加上一个小储藏室。另外,我做了膝盖手术来修复前交叉韧带撕裂。另外,投入了大量的商务旅行。

是啊,这是一件很难处理的事情-很多事情都是复杂的,每一步都有深刻的感情。还有很多需要完成的事情:项目,任务,优先考虑。从弄清楚东西在厨房里的位置到卖房子。

通过这一人生大手术的过程,我不得不面对一些我已经避免的事情:我一生中的大部分时间都是在一种近乎持续的恐惧感中度过的。我害怕我的生活和工作失控,由于我的疏忽或无能,各种灾难都在等待着突袭。我忙着应付。如果我一直做的够多,我肯定会领先的。然后,我会在半夜醒来,完全惊慌失措。我整天都在工作,感觉晚上什么也没做,感到非常内疚和羞愧。我觉得我几乎每件事都失败了。

事实上,我没有失败-至少,不是大多数时候。不比大多数人多。事实上,在很多方面,我的生活做得非常好。但因为我某些我失败了,不断为下一次撞击做好准备,我避免过于仔细地观察正在发生的事情,在我需要做的事情上。

这有点像你在车祸前闭上眼睛,遮住脸。这是一种反射。你真的不想看。

但当这种心理退缩变成永久的生活方式,坏事发生了。即,混乱和拖延-所有的坏东西(税收惩罚,激怒了合作伙伴,错过的机会,糟糕的健康状况)这也是原因。

很重要的一点是要认识到,对于所有因无序和拖延而造成的痛苦,他们确实立即提供,上瘾的情绪缓解。

当你故意模糊了你的视力,不看得太远的时候,当你不习惯于密切跟踪你需要的信息时,然后在短时间内你创造现在什么都不需要做或解决的错觉。这是一种虚假的安全感,但它确实提供了一种休息的感觉,而且很容易做到。也,它的工作原理和你口渴时喝盐水一样好。

因为我已经缩减和简化了我的生活和承诺,我已经意识到我不想再忍受每天的恐惧。我能够坚持下去-因为我已经做了一辈子了。但在这一点上,我正在做一个有意识的选择去改变。恐惧消耗了我太多的精力。我43岁,我想用我剩余的时间和精力来取悦我。

所以我一直专注于组织我的生活,尤其是项目,任务和优先级。这是我迄今为止所做的,我学到的是:

1。我不能在杂乱中思考。杂乱让我分心,并且不断地抱怨我可能忘记的所有事情。在杂乱的环境中,我无法集中精力完成一项任务——除非这项任务杂乱无章。

所以我花了很多精力整理我的新房间,让我所需要的一切都有一个直观的地方,我每天不需要的东西都会被存储或归档,我不需要的东西都被扔了。这包括尽可能多地从我的生活中删除纸张:我扫描每一张我需要的纸张,把它们大部分切碎,只归档几份原件。我的所有数据都有冗余的电子备份(外部硬盘和异地备份)。

缺点:组织对我来说是一种回报,有时我会把它作为拖延的一种形式投入到情感上。我正在努力。

2。多任务处理是一个神话。这真的是一件毁灭性的事情,因为我一直认为我是一个完美的多任务者。但事实上,大量的科学研究和对自己经验的诚实观察表明,人脑实际上一次只能做一件有意识的事情。我听不到两个同时出现的声音,也听不懂他们在说什么。我不能在谷歌上快速搜索并跟踪客户在电话会议上说的话。我不能在Twitter或即时消息的同时尝试做另一种写作。当我注意开车时,我看不到收到的短信。

当然,我可以尝试做这些事情的任何组合,或更多。我通常都能在一定程度上取得成功。但通常情况下,如果我有意识地花一点时间来确定优先级,然后等待按优先级顺序完成任务的话,情况就不一样了。

专注对于完成工作很重要。但对我来说,焦点可能是另一种陷阱.我可以做一些让我着迷或完美主义的事情,而且花了太多时间在上面。它变成了另一种拖延。

我正在为我找到它,我需要提高的技能是时间管理和设置优先级.不仅仅是“我需要做的事情是什么”,还有“我希望实现的目标是什么?”一旦我把所有的目标都考虑进去,我可以在他们之间确定优先顺序,然后决定为这一天的特定目标前进到底需要多少。

我意识到我尝试多任务处理的倾向往往源于想分散自己的注意力(从而拖延时间)。或是希望取悦(假设人们希望我立刻做每件事)或无聊。

三。以适当的细节层次组织。今天我和一个朋友讨论了生产力系统。她喜欢详细列出她要做的事情,包括“查找先生X的电话号码“和”打电话给先生。“在总任务中”问先生。X。给我写封推荐信。”这对她来说很有效,因为这样她就不必再考虑下一步该怎么做了。

我试过这种方法,我发现它对我不起作用。列出和核对这么多微小步骤的工作让我感到难以抗拒,需要相当长的时间。在我的任务管理软件Omnifocus中,我倾向于列出诸如“ask mr.X。给我写封推荐信”除非我注意到我在拖延一项任务。在那种情况下,我可以更详细地列出子任务。

我仍在努力找出我的最佳平衡点。但是任何其他试图使用任务管理系统的人都应该关注他们对使用该系统的感受。如果系统最终感觉像一件家务或负担,如果它吓到你,你不会使用它,你会感到沮丧或羞愧。认识到你所有的情感,并给他们起名。它们是你真正需要的重要指标。

4。大多数生命怪物都可以等待(至少一点)被杀死。对于我生命中那些已经变得混乱不堪的部分,我发现我不能坐下来说“我现在要面对怪物Z,分析如何战胜它,开始吧。”我试过了。我真的做到了。每一次,这一努力变成了一场情绪崩溃,无法分辨怪物的哪一部分先攻击。我会列出任务和目标,但不能将它们分类成可行的序列。我会感到羞愧,沮丧的,就像比以前更大的失败。

我意识到,有了这些生命怪物,我需要在进攻前先增强我的力量和技能。我需要对我的生活有更多的感觉,通常我每天都能获得秩序和目标。毕竟,我会把与生命怪物的摔跤推迟太久,以至于我可以推迟一段时间。我建立了一个可行的系统来捕获足够多的与怪物相关的信息,以发现需要我加快时间线的标记。

因此,即使组织我的空间或制定一个新的锻炼程序在客观上可能并不比,说,制定退休计划-让自己更快,直接支持我的能力为了解决长期问题,更大的目标是我前进的动力。马上,如果我太努力地盯着那些由于疏忽而变得越来越大的怪物看,我冻僵了。

现在我一次只能对付一个生命怪物。我从过去八个月的经验中了解到,要同时完成所有的任务,或者顺序太近,让我不知所措,筋疲力尽的,沮丧的,在其他方面没有成效。通过膝关节手术和康复(以及处理保险官僚主义和医疗账单)是我目前的生活怪兽之战。够了。

沿着这条路走,我正在考虑与一位理财规划师,或许是一位生活/职业教练合作,以制定一些长期的怪物杀戮策略。我认为得到这种支持可能会有所帮助,当我准备好了。但我现在还没准备好,所以,请不要为这些专业人士的投球轰炸我。当我准备好了,我会要求的。

5。认识并欣赏你能做或已经做的事情。许多人喜欢把要做的事情从清单上划掉。这给他们一种成就感。那个视觉符号对我来说从来没有用过,然而。只是感觉消极,越界的行为。没有创意,没有生产力的

我已经意识到,当我因为觉得自己没有生产力而感到沮丧时,通过花一天的时间列出我在某一天实际做的所有事情,这有助于检验我自己的真实性。对于这个列表,任何需要我时间/精力的事情都很重要。它包括以下内容:

  • 整理我的床
  • 做腿部运动(5次/天,坚持我的理疗计划)
  • 吃我的维生素
  • 做早餐
  • 与客户对应
  • 实际计费工作
  • 安排办理过境证
  • 挂几张照片
  • 抽真空
  • 扫描,切碎,归档
  • 整理哪些珠宝需要修理
  • 读一章书

…这些东西绝大多数不会成为我的待办事项或被划掉。我不需要日复一日地跟踪这个细节级别。但每一项任务,还有很多其他的,需要完成,花时间和精力。我至少应该认得他们。他们不是在浪费时间。所以如果偶尔我把这些东西列成“完成”的清单,这在情感上让我安心。反过来,这减少了我自责的倾向,给我更多的精力去完成事情。

这些是我目前对情绪和生产力的看法。我会写更多关于这个的东西,我敢肯定。但是你对这个话题有什么看法?你的感受——以及你对它们的意识——如何影响你在生活和工作中的成就?请在下面评论。

重新写这篇文章[和泽曼塔一起]

13思管理任务,情绪管理:不要惊慌!

  1. 你说的多任务是对的。我年纪越大,我认为多任务的定义是:做很多事情都很糟糕。

    我开始意识到,我不需要整天用电子邮件工作,Twitter和Facebook同时运行。太混乱了。

    在我看来,当这些事情被关闭时,真正的工作就完成了。

    好帖子艾米。

  2. 这个博客话题引起了我的共鸣。我很认同这一点,包括为PT留出时间,我喜欢你学到的东西。分享已经帮助了我。而且,我同意大卫的观点,关闭网络媒体有助于我一次只关注一件事。认识到我的身心极限是一个很好的观点。另外,不需要多任务处理——有时候当我想放松的时候关掉手机确实有帮助。专注于车库销售,然后捐献,真的让我觉得更有条理。然而,情感的东西仍然是个谜…

    谢谢分享,让我在这里发泄…

  3. 嘿,艾米-棒极了。但我无法想象你生活在恐惧之中!谁知道呢。我完全同意杂乱-我工作的时候不能有它。我刚刚清理了成吨的纸、书和其他东西。

    多任务也不起作用。在我工作的早期,我发现我真的更喜欢摆脱一些小任务,比如电子邮件,发票,等。早上的时候,为真正投入写作项目留出下午时间。

    凯西

  4. 谢谢,凯西。是啊,我生活在恐惧之中。还是这样。给怪物命名有助于缩小它的体积,管理IT的第一步。

    回复:时间分隔任务类型:我正在努力找到正确的平衡。为了我,与其说是一天中的时间,还不如说是我对真正工作的热情/投入程度,或一般的焦点水平。如果我觉得无聊或者注意力不够集中,苦力工作对我比较好。诀窍是,如何管理?嗯…

    -艾米

  5. 谢谢希拉里。

    为了我,我不确定关闭社交媒体,电子邮件,等。是最好的选择。我需要我的雷达屏幕。我最出色的工作大多发生在及早发现某件事并立即采取行动。我的诀窍是,我想,更好地学习如何确保快速扫描保持快速扫描,所以我不会被拉走除非我看到一些真正重要的东西,不仅仅是有趣。

    因为对我来说,社交媒体是我“真实工作”的重要组成部分。

    坚硬的坚果要裂开。与此同时,在过去几周的政变中,我在推特上发布的信息通常要少得多,关于(我认为)不那么有趣的东西,我觉得这样做是不对的。

    嗯…

    -艾米

  6. 谢谢,戴维

    理解,对于许多人来说,关闭沟通渠道和社交媒体是正确的答案。为了我,这是我“真正的工作”的重要组成部分,所以答案并不那么清楚。

    但放弃尝试多重任务…这是一个更难的任务。我不想承认我的局限性,即使这种限制是人类的功能。

    我对自己是个秘密赛昂并不抱太大希望。但为了以防万一,也许太空堡垒卡拉狄加会有一个更有趣和不那么尴尬的结局。

    - Amy Gahran

  7. 谢谢,艾米,为了这个职位。早上6:30读这篇文章真是太好了。当我坐在这里试图在淋浴前敲出一些工作的时候,我害怕未来的一天!我整天都在想这个。-兰迪

  8. Pingback:我要平常的……但是我应该吗?«安全偏离

  9. 真的,艾米!似乎不久前我在你博尔德的家里参加了一个聚会——一年能有多大的不同。

    你的进球让我印象深刻。我希望有人来扫描我办公室里所有的零散文件,然后让他们离开!对某人来说,这将是一个很好的服务。

    我期待着跟随你走上这条新的道路,和你一起学习。

  10. 艾米,

    这是一个很好的职位。任务过多会很容易把我的情绪炸飞。我也忘了感谢自己完成了所有专注于注意力的任务(5)。我经常与社交媒体打交道——这会造成很多额外的压力和“工作”。

  11. 谢谢,伟大的岗位,艾米。这正好抓住了我的很多感觉。我是新闻学助理教授,努力在教学中找到平衡点,研究,服务,博客,社交媒体和,好,生活——往往是压倒性的。

    这是一个持续不断的自我强化循环——如果我觉得自己没有足够的生产力,罪恶感开始生效。这种负罪感反过来又让我感到精疲力竭、沮丧和不足,以致于我没有很好的工作效率。等等。

    我听到你——很多人让我悲伤——你一定有时间,因为我知道你使用Twitter和Facebook等。把它关掉!好,像你一样,我觉得这是我工作中不可或缺的一部分——在这里我得到了最有趣和最有创意的想法,并不断更新。但我已经努力谨慎地限制我每天花在这些事情上的时间——仍然比大多数人要多,我敢肯定。总觉得我在看钟很难受,但到目前为止它还可以工作。

    喜欢你说的“我真的做到了!”每一天。杰出的。现在就放弃完美主义吧。.

    @布里兹

  12. 伟大的岗位,艾米!我想我不认识任何一个-不-感到普遍不知所措的人,我认为这是一种悲剧。

    你比我领先几步;“无杂物”仍然只是一个梦!你有没有找到任何好的资源,你可能会建议专门重新组织你的生活书籍,网站,专家,应用程序?(或者你会给这些东西贴上什么标签?)

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